Privacyreglement
Psychologenpraktijk Nicolette Beemster (update 29-12-2022)
Psychologenpraktijk Nicolette Beemster hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacyreglement volgt heldere en transparante informatie over hoe wordt omgegaan met persoonsgegevens. Ik zal er alles aan doen om uw privacy te waarborgen en ga daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Psychologenpraktijk Nicolette Beemster houdt zichaan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt het volgende met zich mee:
- Uw persoonsgegevens verwerk ik in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacyreglement.
- Verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- Er zal worden gevraagd om uw uitdrukkelijke toestemming als dit nodig is voor deverwerking van uw persoonsgegevens.
- Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
- Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- Ik heb kennis van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, en kan u hierop wijzen en zal deze rechten respecteren.
Als Psychologenpraktijk Nicolette Beemster ben ik verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit Privacyreglement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met mij wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van cliënten
Persoonsgegevens van cliënten worden door Psychologenpraktijk Nicolette Beemster verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden.
- Het uitvoering geven aan de behandelovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is de behandelovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Psychologenpraktijk Nicolette Beemster de volgendepersoonsgegevens van u vragen:
- Naam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Geboortedatum
- Verzekeringsnummer
- (Relevante) gegevens over gezondheid
Uw persoonsgegevens worden door Psychologenpraktijk Nicolette Beemster opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- de looptijd van de behandelovereenkomst en daarna minimaal 20 jaar op basis van wettelijke eisen mits anders aangegeven.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan mij geeft, kan ik aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maak ik gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de (financiële) administratie.
Ik geef nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee ik geen verwerkersovereenkomst heb afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maak ik hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zal ik de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens opvraagt. In eendergelijk geval dien ik medewerking te verlenen en ik ben dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kan ik persoonsgegevens delen met derden indien u mij hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Ik verstrek geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Ik verwerk enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar), indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Psychologenpraktijk Nicolette Beemster bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo zijn bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens Psychologenpraktijk Nicolette Beemster van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- Ik hanteer een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle systemen.
- Ik pseudonimiseer/ zorg voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
- Ik maak back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- Ik test en evalueer regelmatig de maatregelen.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens welke ik van u ontvangen heb. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door mij of door één van de verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door mij te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Ikkan u vragen om u te legitimeren voordat ik gehoor kan geven aan voornoemde verzoeken.
Indien ik uw persoonsgegevens verwerk op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, danheeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vraag ik u hierover direct contact met mij op te nemen. Komen u en ik er samen niet uit, dan vind ik dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit isde toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van dit Privacyreglement nog vragen of opmerkingen heeft, neemt u dan contact met mij op.
Psychologenpraktijk Nicolette Beemster
Moskesbaan 8 | 4823 AH Breda | 1e etage, kamer 5 | Tel: 06-11564987
https://www.nicolettebeemster.nl | info@nicolettebeemster.nl
Klachtenreglement
Psychologenpraktijk Nicolette Beemster (versiedatum 29-12-2022):
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
A. Psychologenpraktijk Nicolette Beemster: De praktijk waar onder meer psychologische dienstverlening alsmede relatietherapie en loopbaangerichte vraagstukken worden behandeld
B. Klacht: iedere uiting van ongenoegen over een gedraging, handeling of nalaten door Psychologenpraktijk Nicolette Beemster
Artikel 2. Klachtrecht
Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop Psychologenpraktijk Nicolette Beemster zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem/haar of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij Psychologenpraktijk Nicolette Beemster. De cliënt wordt gedurende het eerste gesprek (intakegesprek) op de hoogte gebracht van het bestaan van het klachtenreglement.
Artikel 3. Behoorlijke behandeling
Psychologenpraktijk Nicolette Beemster draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over haar gedragingen.
Hoofdstuk 2. De behandeling van klachten
Artikel 4. Indienen van een klacht
1. De schriftelijke klacht wordt ondertekend en bevat ten minste:
a. de naam en het adres van de indiener;
b. de dagtekening;
c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.
2. Indien de klacht in een vreemde taal is opgesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient de indiener zorg te dragen voor een vertaling.
3. Psychologenpraktijk Nicolette Beemster kan besluiten om een schriftelijke klacht die niet aan het eerste of het tweede lid voldoet, niet te behandelen mits de indiener de gelegenheid heeft gehad de klacht binnen een redelijke termijn aan te vullen.
Artikel 5. Interventie
1. Zodra Psychologenpraktijk Nicolette Beemster naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van dit reglement.
2. Aan de klager wordt op verzoek schriftelijk medegedeeld dat Psychologenpraktijk Nicolette Beemster er vanuit gaat, dat de klacht naar tevredenheid is afgehandeld.
3. Indien de klager niet tevreden blijkt over deze afhandeling van zijn of haar klacht, zal deze klacht alsnog volgens dit reglement worden behandeld.
Artikel 6. Ontvangstbevestiging
1. Psychologenpraktijk Nicolette Beemster bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk
binnen 5 werkdagen.
2. Bij de ontvangstbevestiging wordt vermeld:
a. de afhandelingstermijn;
b. de verdere procedure;
c. de contactpersoon;
d. de mogelijkheid te worden gehoord of daarvan af te zien.
3. Psychologenpraktijk Nicolette Beemster zendt een klacht tot behandeling waarvan kennelijk een andere instantie bevoegd is onverwijld naar die instantie door onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de indiener.
4. Psychologenpraktijk Nicolette Beemster zendt een klacht, die niet voor haar bestemd is, zo spoedig mogelijk terug aan de indiener.
Artikel 7. Onpartijdige klachtenbehandelaar
De behandeling van de klacht geschiedt door een onafhankelijke psycholoog die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest. Ook is het mogelijk de klacht in te dienen bij de klachtencommissie van het Nederlands Instituut voor Psychologen
(NIP), telefoonnummer 030-8201500
Artikel 8. Niet verplicht in behandeling nemen
1. Psychologenpraktijk Nicolette Beemster is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging:
a. waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van dit reglement is behandeld, anders dan onder toepassing van artikel 6, eerste en tweede lid;
b. die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
c. waartegen door de klager beroep kan worden ingesteld, tenzij de gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of kon worden ingesteld;
d. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of,
e. zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.
2. Psychologenpraktijk Nicolette Beemster is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld.
Artikel 9. Toezendingsplicht beklaagde
Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van de klacht alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden.
Artikel 10. Hoorplicht
1. Psychologenpraktijk Nicolette Beemster stelt de klager en zichzelf in de gelegenheid te worden gehoord.
2. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
3. Van het horen wordt een verslag gemaakt.
4. Aan de klager wordt op verzoek een afschrift van het verslag toegezonden.
Artikel 11. Afhandelingstermijn
1. Psychologenpraktijk Nicolette Beemster handelt de klacht af binnen 6 weken na ontvangst.
2. Psychologenpraktijk Nicolette Beemster kan de afhandeling voor ten hoogste 4 weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
Artikel 12 A. Afhandeling
1. Psychologenpraktijk Nicolette Beemster stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.
2. Bij de kennisgeving wordt melding gemaakt van de mogelijkheid om vervolgens een klacht in te dienen bij het Nederlands Instituut voor Psychologen (NIP). Zie hiervoor www.psynip.nl.
Artikel 12 B. Ontwikkelingen binnen klachtenprocedure
Ten minste 1 keer per jaar worden de geregistreerde klachten gerapporteerd en geëvalueerd. Indien nodig worden er verbetermaatregelen getroffen.
Hoofdstuk 3. Overige bepalingen
Artikel 13. Verantwoordingsinformatie
Psychologenpraktijk Nicolette Beemster draagt zorg voor registratie van de bij haar ingediende klachten. Hierdoor kan inzichtelijk worden gemaakt wat de achtergronden, doorlooptijden en uitkomsten van de behandelde klachten waren. Dit uiteraard met in acht neming van de privacy van de cliënt. Informatie dient met schriftelijke goedkeuring van de cliënt te worden opgevraagd. Psychologenpraktijk Nicolette Beemster beheert de klachte schriftelijk in een hiertoe beveiligd bestand.
Psychologenpraktijk Nicolette Beemster is in staat om desgewenst inzicht te verschaffen in:
- Het aantal ingediende klachten
- Het aantal ingediende klachten dat niet in behandeling is genomen
- Het aantal ingediende klachten dat niet in behandeling is genomen en binnen de termijn is afgehandeld
- Het aantal ingediende klachten dat in behandeling is genomen
- Het aantal ingediende klachten dat in behandeling is genomen en binnen de termijn is afgehandeld
Algemeen:
Toelichting op de artikelen uit het klachtenreglement:
Het klachtrecht geeft de klant aanvullende rechtsbescherming naast de mogelijkheden van bezwaar en beroep die ten aanzien van bepaalde handelingen van Psychologenpraktijk Nicolette Beemster open staan. Voor Psychologenpraktijk Nicolette Beemster is de klachtenprocedure overigens van belang om de kwaliteit van dienstverlening te kunnen verbeteren doordat gesignaleerd wordt waarover klanten ontevreden zijn. Het reglement bepaalt wie, in welke gevallen en op welke wijze een klacht kan indienen indien hij of zij meent door Psychologenpraktijk Nicolette Beemster niet correct te zijn behandeld.
Artikelsgewijze toelichting:
Toelichting artikel 2
Onder een klacht wordt verstaan iedere uiting van ongenoegen over een gedraging, handeling of nalaten door Psychologenpraktijk Nicolette Beemster. Wanneer twijfel bestaat over de bedoeling van een uiting wordt navraag gedaan bij de indiener. In sommige gevallen staan tegen specifieke handelingen of brieven (beschikkingen) andere procedures open: bezwaar, beroep, het indienen van een claim tot schadevergoeding. Als in die gevallen (mede) een klacht wordt ingediend, zal Psychologenpraktijk Nicolette Beemster navraag doen bij de indiener naar de bedoeling van de klacht. Als een andere procedure openstaat, zal de indiener daarop worden gewezen en als daarmee de inhoud van die klacht in behandeling zal worden genomen, zal de klacht niet verder worden behandeld.
Toelichting artikel 4
Psychologenpraktijk Nicolette Beemster streeft naar een laagdrempelige, heldere procedure. Deze procedure geldt zowel voor schriftelijke als voor mondelinge klachten. Als dat nodig is, wordt een mondelinge klacht door Psychologenpraktijk Nicolette Beemster in overleg met de indiener op schrift gesteld. Omdat de klachtenprocedure van Psychologenpraktijk Nicolette Beemster goed bekend zal worden gemaakt bij alle klanten, en omdat alle klachten onder die procedure zullen vallen, zullen alle als zodanig gekwalificeerde klachten volgens de formele procedure worden afgedaan door de daarvoor aangestelde klachtenbehandelaars.
Toelichting artikel 6, derde en vierde lid
Deze bepalingen geven duidelijkheid over de gewenste handelwijze bij onbevoegdheid. Te denken valt aan verwarring over bevoegdheidsverdeling tussen Psychologenpraktijk Nicolette Beemster en bijvoorbeeld opdrachtgevers. Bij twijfel over (on)bevoegdheid en bij gedragingen die aan meerdere organisaties zouden kunnen worden toegerekend, wordt de klacht wel in behandeling genomen.
Toelichting artikel 8
Dit artikel geeft met name aanleiding tot het niet in behandeling nemen van klachten die betrekking hebben op beschikkingen waartegen ook bezwaar gemaakt had kunnen worden. Normaliter zal de persoon die het niet eens is met de inhoud van een beschikking bezwaar kunnen en moeten maken om die beschikking aan te vechten.
Het is dan niet wenselijk om vervolgens toch nog een klachtenprocedure te kunnen volgen. Als, na navraag bij de indiener, blijkt dat een klacht (mede) als bezwaarschrift of een bezwaarschrift (mede) als klacht dient te worden aangemerkt, wordt de klacht alleen apart in behandeling genomen als de indiener dat uitdrukkelijk wenst. Bijvoorbeeld wanneer er geklaagd wordt over een gedraging of bejegening gedurende de begeleiding.
Toelichting artikel 10
Indien de klacht niet kennelijk ongegrond is en de klager niet heeft verklaard af te willen zien van de mogelijkheid gehoord te worden zal op enigerlei wijze gelegenheid tot horen gegeven dienen te worden. Het horen gebeurt op initiatief van Psychologenpraktijk Nicolette Beemster. Dat initiatief kan wel gericht zijn op (snel en informeel) telefonisch horen. Klager kan daarbij afzien van een hoorzitting.
Toelichting artikel 11
Ondanks de afhandelingstermijn van 6 weken zoals voorgeschreven in artikel 11 (in lijn met de voorschriften hiervoor binnen de AWB) met een verdagingsmogelijkheid tot 10 weken, die in het reglement wordt gehandhaafd, is het streven van Psychologenpraktijk Nicolette Beemster gericht op het behalen van een afhandelingstermijn van 3 weken voor 80% van alle klachten.
Toelichting artikel 12
Schriftelijk afgehandelde klachten vereisen een gemotiveerde kennisgeving van de bevindingen en de conclusies. Daartoe bevat de beslissing op de klacht een weergave van de klacht, een weergave van de feiten die aan de beslissing ten grondslag liggen, een gemotiveerde stellingname met betrekking tot de klacht en een oordeel over de klacht. In het algemeen zal de klachtenbehandeling moeten eindigen met het oordeel gegrond of ongegrond.